SOFTSKIL: TUGAS II

PSIKOLOGI MANAJEMEN

Nama : Mislia Ainun Nisa

NPM : 16514674

Kelas : 3PA17

FAKULTAS PSIKOLOGI

UNIVERSITAS GUNADARMA

PTA 2014/2015

I

PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

A.    Pengertian Struktur Organisasi

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi. Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain penyusunan struktur organisasi adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Pengertian yang jelas tentang struktur organisasi dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut:

1.                 Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).

2.                 Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169).

3.                 Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9).

B. Fungsi Dari Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

1.      Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2.      Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3.      Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

4.      Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

B.Manfaat Struktur Fungsional dan Divisional

1. Struktur Fungsional

Pada Struktur fungsional, para pekerja dengan kecakapan kerja yang hampir sama melakukan tugas – tugas yang sejenis ditempatkan secara bersama dalam kelompok – kelompok formal. Kelompok – kelompok ini secara khusus dibentuk dari para pekerja yang terbagi dalam keahlian teknik, kepentingan – kepentingan dan tanggung jawab.
Struktur fungsional baik digunakan dalam organisasi kecil dan organisasi yang tidak begitu kompleks yang berhubungan dengan satu atau beberapa produk pelayanan. Struktur ini juga dapat berjalan dengan baik di lingkungan kerja yang relatif stabil yang mengijinkan organisasi untuk menemukan strategi – strategi yang relatif stabil. Keuntungan yang didapat jika menggunakan struktur fungsional adalah :

1.      Skala ekonomis dengan penggunaan sumber daya secara efisien.

2.      Tugas – tugas yang konsisten dengan pelatihan – pelatihan teknis.

3.      Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi.

4.      Pelatihan yang mendalam dan perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi – fungsi.

5.      Jenjang karier yang jelas dalam fungsi – fungsi.

2. Struktur Divisional

Sedangkan pada struktur divisional dapat digunakan dengan mengelompokkan para pekerja dengan kecakapan kerja dan tugas – tugas yang beragam namun bekerja untuk produk yang sama, melayani pelanggan – pelanggan yang sama dan atau beroperasi pada daerah geografis yang sama.

1.      Struktur produk

Struktur produk dikelompokkan bersama para pekerja dan aktivitas pekerjaan mereka pada satu produk atau jasa. Mereka dapat mengidentifikasikan dengan jelas tang jawab – tanggung jawab manajerial untuk produk – produk khusus atau jasa. Biaya, laba, masalah, dan kesusksesan dapat ditemukan pada sebuah tanggung jawab pokok. Akibatnya para manajer didukung untuk responsive terhadap perubahan permintaan pasar dan selera pelanggan. Hal ini biasa terjadi dalam organisasi yang besar yang struktur produknya bahkan mungkin sudah global.

2.      Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

3.      Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah. Jika korporasi diorganisir berbasis divisi, akan memerlukan lapisan manajemen ekstra (kepala divisi) antara manajemen puncak dan para manajer fungsional. Fungsi baku kemudian didesain sekitar produk, pelanggan atau teritori. Inovasi akhir-akhir ini mengenai ini adalah digunakannya SBUs atau Strategic Business Units. Kelompok-kelompok organisasi yang terdiri dari segmen produk-pasar yang terpisah dan independen diidentifikasi dan diberikan tanggung jawab besar dan otoritas untuk mengelola wilayah fungsinya.

Manfaat Struktur Divisional

–        Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan,

–        Keputusan lebih cepat,

–        Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja,

–        Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan,

–        Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis

–         Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan,

–        Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

D. Kerugian Struktur Fungsional dan Divisional

1. Kerugian Struktur Divisional

Struktur divisional , perusahaan yang berada pada struktur ini adalah perusahaan yang terdiri dari perusahaan induk dan beberapa perusahaan anak. Dimana hal ini akan menambah biaya baik itu dari produksi ataupun transportasi kalau misalnya perusahaan bergerak dalam bidang dagang. Dan dibangdingkan dengan struktur fungsional , struktur divisional lebih besar dan sangat rumit. Kerugian dari struktur divisional adalah :

1.      Menambah biaya karena adanya duplikasi karyawan, operasi, dan investasi

2.      Kompetisi disfungsional antardivisi bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan

3.      Kesulitan dalam mempertahankan citra perusahaan

4.      Terlalu menekankan pada kinerja jangka pendek

Itulah yang menjadi kelemahan dan masalah pada umumnya perusahaan yang menggunakan struktur divisional , secara umum permasalahan tersebut bisa teratasi apabila setipa manajer yang ditempatkan ditiap divisi sesuai dengan kemampuan dan keahliannya dibidang tersebut, sehingga dapat mengatur para staff dan bawahannya dengan baik, dengan hal tersebut perusahaan agar berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan perusahaan.

2. Kerugian Struktur Fungsional

Struktur Fungisional jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .

1.      Dalam struktur fungsional pekerjaan terbagi kedalam sub-unit berbasis kepada fungsi seperti produksi, finansial dan pemasaran.

2.      Struktur fungsional memungkinkan perusahaan mendapat manfaat dari para spesialis dan berhadapan dengan produksi yang kompleks atau permasalahan pelayanan distribusi dengan lebih efisien dari yang mungkin dilakukan oleh orang yang menjalankan tugas yang tidak memiliki spesialisasi.

3.      Struktur fungsional memadai sepanjang manajemen puncak mau menginvestasikan energi untuk mengkoordinasikan banyak aktivitas.

4.      Bentuk channel vertikal yang panjang untuk komunikasi dan otoritas cenderung membuat perusahaan tidak fleksibel untuk menghadapi  lingkungan yang terus berubah, tetapi sangat berhasil jika tidak memerlukan proses adaptasi dan menempatkan prediksi sebagai kegiatan penting.

E. Contoh Kasus

Banyak kinerja karyawan suatu perusahaan yang tidak memuaskan. Setelah melakukan kroscek, ternyata banyak banyak karyawan yang bekerja tidak sesuai bidangnya, dimana fungsi struktur fungsional dan divisioanal tidak berjalan dengan semestinya. Banyak karyawan yang ditempatkan di departemen yang kurang tepat pada perusahanya, yang mengakibatkan kurang maksimalnya kinerja karyawan tersebut.

II

ACTUATING DALAM MANAJEMEN

A.    Pengertian dari Actuating Dalam Manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986)mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. 

B.     Pentingnya Actuating dalam Manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

C.    Prinsip Actuating dalam Manajemen

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.  Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda.

Daftar Pustaka

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/29304/4/Chapter%20II.pdf

elearning.amikom.ac.id/index.../20120926_SIM%20for%20TI.pdf

aeunike.lecture.ub.ac.id/files/2012/12/Pertemuan-15-PTI.pdf

https://www.scribd.com/doc/105529350/manajemen-pelaksanaan